La réponse courte
La veille d'un tournage, faites quatre choses dans cet ordre : confirmez les gens et les lieux par écrit, préparez et testez le matériel, envoyez une seule feuille de service finale et chargez le véhicule. Terminez assez tôt pour que tout le monde dorme. Ce qui reste incertain à dix-huit heures devient un risque nommé avec un plan de rechange, pas un espoir.
Le matin : confirmer les gens et les lieux
Un oui donné au téléphone il y a deux semaines n'est pas une confirmation. Le matin, écrivez à chaque personne et à chaque lieu concernés, et attendez la réponse.
- L'équipe et la distribution. Chaque personne confirme son heure de convocation et son moyen de s'y rendre.
- Le lieu. L'heure d'arrivée, la personne-ressource sur place, où stationner, où se brancher, quelles portes sont ouvertes.
- Le client. Qui vient, à quelle heure, et qui a l'autorité d'approuver sur le plateau.
- Les locations et le transport. L'heure du ramassage, ce qui est compris, l'heure du retour.
- Le traiteur. Le nombre de personnes, l'heure, les restrictions alimentaires.
L'après-midi : préparer et tester le matériel
- Disposez tout par département, en suivant la liste de matériel.
- Chargez toutes les piles, y compris celles des moniteurs, du son et de l'éclairage.
- Formatez les cartes mémoire après avoir vérifié que le dernier projet a été sauvegardé à deux endroits.
- Montez la caméra et enregistrez dix secondes avec le son. Relisez.
- Vérifiez les petites choses qui arrêtent un tournage : câbles, adaptateurs, ruban, ampoules de rechange, rallonges.
- Fermez et étiquetez chaque valise. Comptez-les. Inscrivez le total sur la liste.
L'enregistrement d'essai est l'étape qu'on saute et celle qui trouve le câble défectueux. Il prend cinq minutes.
En fin d'après-midi : envoyer la feuille de service finale
Envoyez une seule feuille de service, une seule fois, en pièce jointe et dans le corps du message, et demandez à chacun de répondre. Elle porte la date, les heures de convocation, l'adresse avec le stationnement, l'ordre de la journée, les numéros de téléphone, l'hôpital le plus proche et la météo avec le lever et le coucher du soleil. Si quelque chose change après l'envoi, envoyez une nouvelle version avec le changement dans l'objet, et retirez l'ancienne du dossier partagé.
Le soir : charger et planifier la première heure
- Chargez le véhicule dans l'ordre inverse. Ce qui sort en premier entre en dernier.
- Préparez une trousse papier. Feuilles de service imprimées, liste de plans, formulaires d'autorisation, permis, stylos.
- Décidez du premier plan. Un plan facile, pour que la journée commence avec quelque chose en boîte.
- Nommez le plan de rechange. Pour la pluie, pour un comédien en retard, pour un lieu qui tombe.
Ce qui tourne mal le plus souvent
D'après notre expérience, trois choses : un stationnement tenu pour acquis, une alimentation électrique non vérifiée et une personne qui a lu une ancienne version de l'horaire. Les trois se règlent par une confirmation écrite et par un seul endroit où se trouvent les documents à jour.
Et dans CrewDesk ?
Dans CrewDesk, la liste de la veille est un modèle de tâches appliqué à chaque production, avec un responsable sur chaque ligne et un statut En attente pour les réponses qui ne sont pas revenues. La feuille de service et les permis sont dans l'onglet des documents de la production, et l'inventaire indique où chaque valise est rangée. Ouvrez la démo pour l'essayer, ou écrivez à TECHMA pour une version adaptée à votre entreprise.