La réponse courte
Tenez la réunion quelques jours avant le tournage, avec tous les chefs de département. Parcourez l'horaire jour par jour, laissez chaque département dire ce qu'il lui faut, et terminez avec une liste de décisions, chacune avec un responsable et une date.
L'ordre du jour
- Le projet en deux minutes. Objectif, client, ton, livrables. Le producteur ou le réalisateur.
- L'horaire, jour par jour. Le premier assistant présente chaque journée : lieux, scènes, convocation et fin.
- Département par département. Caméra, éclairage et machinerie, son, direction artistique, costumes et maquillage, lieux, transport, traiteur. Ce qu'il faut à chacun et ce qui l'inquiète.
- Les points particuliers. Cascades, mineurs, animaux, drones, solution en cas de mauvais temps, véhicules.
- La sécurité. Les dangers de chaque lieu, l'hôpital le plus proche, qui est la personne-ressource.
- La communication. Qui appelle qui, les canaux radio, où se trouvent les documents.
- Les questions ouvertes. Chacune avec un responsable et une date.
Qui y assiste
Le producteur, le réalisateur, le premier assistant, le directeur ou le coordonnateur de production, et chaque chef de département. Pour un petit tournage, toute l'équipe. Pour un mandat, une version courte avec le contact du client évite les surprises le jour même.
Comment la garder courte
Envoyez l'horaire la veille : les gens arrivent avec des questions, pas des découvertes. Les discussions techniques entre deux départements sont notées et sorties de la salle. Une personne écrit les décisions à mesure et les relit à la fin.
De la réunion aux tâches
Une décision sans responsable est un souhait. Dans CrewDesk, les notes de la réunion vont à la production, et chaque question ouverte devient une tâche avec un nom et une échéance avant le tournage. La réunion elle-même est un événement au calendrier de la production.